In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Ruma Digital verwerkt via rumadigital.be: waarom, op welke grond, hoe lang, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. We volgen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?
Ruma Digital, eenmanszaak van Ruben Cosemans
Op de Kalenberg 3, 3590 Diepenbeek
Ondernemingsnummer: BE 1034.908.242
E-mail: ruben@rumadigital.be
Telefoon: 0493 88 65 61
Ruma Digital werkt samen met Manu, zelfstandig partner met een eigen onderneming, die instaat voor design en klantcontact. Hij verwerkt je gegevens uitsluitend in opdracht van Ruma Digital (zie punt 4).
2. Welke gegevens we verwerken, waarom en op welke grond
2.1 Offerteformulier
- Gegevens: naam, e-mailadres, type project en je bericht (verplicht), en eventueel je bedrijfsnaam, telefoonnummer en budgetindicatie (optioneel). Bij het versturen worden ook het tijdstip en je IP-adres geregistreerd.
- Doel: je aanvraag beantwoorden en een voorstel op maat opmaken.
- Rechtsgrond: stappen die op jouw verzoek gezet worden vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Vraag je iets aan namens een bedrijf, dan is dat ons gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden (art. 6.1.f AVG).
De verplichte velden hebben we nodig om je aanvraag te kunnen behandelen. Zonder die gegevens kunnen we je niet helpen.
2.2 Contact via e-mail, telefoon of WhatsApp
- Gegevens: wat je ons zelf bezorgt, zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht.
- Doel en rechtsgrond: dezelfde als bij 2.1.
2.3 Chatassistent "Rumi"
Rumi wordt pas geladen wanneer je zelf op de chatknop klikt. De chat wordt aangeboden door Trustlocal (Trustoo). Rumi is geen mens: de antwoorden worden automatisch gegenereerd met artificiële intelligentie (AI). Ze kunnen dus onvolledig of onjuist zijn.
- Gegevens: de berichten die je in de chat typt. Gebruik je in de chat de functie om een offerte of terugbelverzoek te vragen, dan ook je naam, telefoonnummer, e-mailadres, je project en budget. Daarnaast bewaart de chat een willekeurige sessiecode in je browser (zie punt 3).
- Gebruiksgegevens: Trustlocal registreert hoe de chat gebruikt wordt, bijvoorbeeld het openen en sluiten van de chat, gekozen opties en verstuurde aanvragen. Daarbij worden de sessiecode, de pagina waarop je de chat gebruikt, je browsertype en je taal meegestuurd.
- Lettertype: bij het openen laadt de chat een lettertype via Google Fonts. Google ontvangt daarbij je IP-adres en browsergegevens.
- Doel: je vragen beantwoorden, de chatdienst laten werken en verbeteren en, als je dat wilt, je aanvraag aan ons doorgeven.
- Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om bezoekers snel te helpen (art. 6.1.f AVG). Voor offerte- en terugbelverzoeken: stappen vóór een overeenkomst (art. 6.1.b AVG).
Deel geen gevoelige gegevens in de chat, zoals gezondheidsgegevens of wachtwoorden.
2.4 Websitebezoek
- Gegevens: wanneer je de website bezoekt, verwerkt onze hostingpartner technische gegevens: je IP-adres, browsertype, de opgevraagde pagina en het tijdstip.
- Doel: de website tonen, de werking en beveiliging verzekeren en misbruik voorkomen.
- Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende en veilige website (art. 6.1.f AVG).
We gebruiken geen statistiek- of analysetools en maken geen bezoekersprofielen.
2.5 Reviews op de homepagina
Op de homepagina tonen we reviews van onze klanten via een widget van Trustlocal. Daarvoor haalt je browser bestanden en reviews op bij de servers van Trustlocal (static.trustlocal.be en trustlocal.be).
- Gegevens: Trustlocal ontvangt daarbij je IP-adres, browsergegevens en de pagina waarop de widget staat. De widget plaatst geen cookies en slaat niets op in je browser.
- Doel: echte ervaringen van onze klanten tonen.
- Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om onze reviews te tonen (art. 6.1.f AVG).
2.6 Klanten
Word je klant, dan verwerken we je contact- en facturatiegegevens.
- Doel: de overeenkomst uitvoeren.
- Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) en onze wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (art. 6.1.c AVG).
We nemen geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen hebben of je op een vergelijkbare manier aanmerkelijk treffen.
3. Cookies en vergelijkbare technieken
Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen analytische, tracking- of marketingtechnieken. Daarom tonen we ook geen cookiebanner.
Er is één uitzondering. Open je de chatassistent, dan bewaart die een willekeurige sessiecode in de sessieopslag (sessionStorage) van je browser, zodat je gesprek bewaard blijft wanneer je naar een andere pagina gaat. Die code wordt automatisch gewist zodra je het tabblad sluit. Ze is strikt noodzakelijk voor de chatfunctie die je zelf opent, en daarvoor is geen toestemming nodig. Open je de chat niet, dan wordt er niets in je browser opgeslagen.
Meer uitleg vind je in ons cookiebeleid.
4. Met wie we je gegevens delen
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die ons helpen bij onze dienstverlening (verwerkers), en alleen voor zover dat nodig is:
- Manu (zelfstandig partner, België): design en klantcontact; heeft toegang tot aanvragen en klantgegevens.
- Netlify, Inc. (Verenigde Staten): hosting van de website en verwerking van het offerteformulier. Netlify laat formulierinzendingen controleren op spam via Akismet (Automattic Inc., Verenigde Staten).
- Trustlocal (Trustoo, Nederland): levert de chatassistent Rumi en de reviewwidget op de homepagina. Voor het genereren van de antwoorden kan Trustlocal een gespecialiseerde AI-leverancier als subverwerker inschakelen.
- Zoho Corporation B.V. (Nederland): e-mailprovider (Zoho Mail); ontvangst en opslag van e-mails en formulierinzendingen.
Met deze partijen hebben we afspraken (verwerkersovereenkomsten) die ervoor zorgen dat ze je gegevens veilig en vertrouwelijk behandelen en alleen gebruiken voor de opdracht die we hun geven.
Open je de chat, dan ontvangt ook Google LLC (Verenigde Staten) je IP-adres en browsergegevens, omdat de chat een lettertype via Google Fonts laadt.
Kies je ervoor om ons via WhatsApp te contacteren, dan verwerkt WhatsApp (Meta) je gegevens als zelfstandige verantwoordelijke, volgens zijn eigen privacybeleid.
We geven gegevens ook door aan overheidsinstanties wanneer de wet ons daartoe verplicht.
5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Netlify, Akismet en Google (enkel wanneer je de chat opent) zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Die doorgifte gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Die waarborgen een passend beschermingsniveau.
6. Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Offerteaanvragen en berichten zonder opdracht | maximaal 12 maanden na het laatste contact |
| Klantgegevens | zolang de samenwerking loopt |
| Facturen en boekhoudkundige stukken | 10 jaar (wettelijke verplichting) |
| Chatgesprekken | niet langer dan nodig om je vraag op te volgen, volgens de afspraken met Trustlocal |
| Technische servergegevens | korte tijd, volgens het beleid van Netlify |
| Sessiecode van de chat | tot je het tabblad sluit |
7. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste bekendmaking van je gegevens. De website werkt met een beveiligde verbinding (HTTPS), en alleen bevoegde personen hebben toegang tot je gegevens. Vermoed je dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of zie je tekenen van misbruik, mail dan naar ruben@rumadigital.be.
8. Links naar andere websites
Onze website bevat links naar andere websites, zoals de websites van onze klanten in ons portfolio en ons reviewprofiel op Trustlocal. Volg je zo'n link, dan geldt het privacybeleid van die website. We sluiten geen socialemediaknoppen, video's of andere externe inhoud in op onze pagina's, met uitzondering van de reviewwidget van Trustlocal op de homepagina (zie 2.5).
9. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te kijken;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten wissen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang steunt;
- de gegevens die je ons zelf bezorgde in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen.
Stuur je verzoek naar ruben@rumadigital.be. We antwoorden zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand. Om zeker te zijn dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen om je identiteit te bevestigen.
10. Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
11. Minderjarigen
Onze diensten zijn bedoeld voor ondernemers en bedrijven. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar.
12. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze website of onze dienstverlening verandert. De datum bovenaan toont wanneer ze voor het laatst werd bijgewerkt.